Politique de confidentialité

Dernière mise à jour le 02/12/20

Conformément à notre philosophie, la protection de vos données personnelles est essentielle à nos yeux et nous souhaitons vous informer par l’intermédiaire de la présente politique de confidentialité (« Politique de confidentialité ») de la manière dont nous collectons et traitons vos données personnelles et des moyens dont vous disposez pour contrôler cette utilisation et exercer vos droits.

1. Glossaire

Dans la Politique de confidentialité, sauf disposition contraire, les expressions et mots suivants ont respectivement les significations indiquées ci-dessous :

Archivage Intermédiaire : désigne l’isolement par une séparation logique (gestion des droits d’accès et des habilitations limités à un service spécifique) et/ou physique des Données Personnelles qui présentent encore pour PromTime un intérêt administratif.

Client : désigne la personne physique ayant commandé un Produit auprès de PromTime.

CNIL : désigne la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

Donnée Personnelle : désigne toute information se rapportant directement ou indirectement à une personne physique. Certaines Données Personnelles peuvent être des Données Sensibles.

Donnée Sensible : désigne toute Donnée Personnelle qui révèle soit l’origine raciale ou ethnique de la personne physique, ses opinions politiques, ses convictions religieuses ou philosophiques, son appartenance syndicale, son état de santé, son orientation sexuelle ou des éléments de sa vie sexuelle.

Prestataire : désigne l’ensemble des prestataires avec lesquels PromTime entretient des relations contractuelles.

Réglementation : désigne la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée, le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après « RGPD ») ainsi que toute règlementation en vigueur concernant la protection des Données Personnelles.

Réseaux sociaux : désigne les pages de réseaux sociaux dédiées à PromTime notamment sur LinkedIn.

Responsable de traitement : désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement ; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l’Union européenne ou le droit d’un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l’Union européenne ou par le droit d’un État membre.

Site : désigne le site internet édité par PromTime dont l’adresse url est https://www.promtime.org.

Sous-traitant : désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des Données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement.

Terminal : désigne l’équipement matériel (ordinateur, tablette, smartphone, téléphone) que vous utilisez pour consulter ou voir s’afficher le Site.

Traitement ou Traitement de données à caractère personnel : désigne la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation, ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement et la destruction.

Utilisateur : désigne la personne naviguant sur le Site et/ou sur les Réseaux Sociaux mais n’ayant jamais créé de compte client et n’ayant jamais commandé de Produit.

Ces définitions sont libellées avec une majuscule et s’entendent au singulier comme au pluriel.

2. Quel est le champ d’application de la Politique de confidentialité ?

La Politique de confidentialité s’applique au Site et Réseaux Sociaux.

Cette Politique de confidentialité s’adresse :

– Aux Clients ;

– Aux Utilisateurs.

En conséquence, l’accès et la navigation sur le Site et les Réseaux Sociaux et la commande de Produits auprès de PromTime suppose que vous ayez accepté l’ensemble des termes de la Politique de confidentialité, et donc la collecte et l’utilisation des Données Personnelles vous concernant.

3. Quels sont les acteurs de la protection des Données Personnelles au sein de PromTime

Le responsable de traitement des Données Personnelles est PromTime, société par actions simplifiée à associé unique, au capital de 1.000 euros, dont le siège social est situé F-PromTime 154 Ter Avenue Victor Hugo, 75116 Paris, pour les Traitements qu’elle met en oeuvre sur les Données Personnelles des Clients, des Prospects et des Utilisateurs collectés.

Vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des données de PromTime, Rosalind Bell-Aldeghi en lui écrivant à l’adresse postale F- Rosalind Bell-Aldeghi, PromTime 154 Ter Avenue Victor Hugo 75116 Paris ou en lui envoyant un courrier électronique à l’adresse suivante bell-aldeghi@promtime.org.

4. Quelle est la nature des Données Personnelles traitées par PromTime ?

PromTime prend en compte les principes de minimisation des données, de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut. En conséquence, sont collectées des informations pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées, et notamment nécessaires à la fourniture des Produits commandés.

Ces Données Personnelles sont recueillies lorsque vous commandez un Produit ou lorsque vous contactez PromTime.

Lorsque vous remplissez des champs de saisie sur un formulaire, le caractère obligatoire d’une réponse est indiqué par l’utilisation d’un astérisque (*) à la fin de la question. L’absence de réponse à une question signalée par un astérisque fait obstacle au traitement de votre demande.

Lorsque vous choisissez d’envoyer spontanément vos Données Personnelles à PromTime, sans que cette dernière ne vous l’ait demandé, vous consentez expressément à la collecte des Données Personnelles et vous vous engagez à assumer l’entière responsabilité des Données Personnelles transmises.

4.1 Les données relatives à la commande d’un Produit

PromTime collecte et traite le sexe, le prénom, le nom, le courrier électronique, le mot de passe, le numéro de téléphone et l’adresse postale.

Les informations relatives au Client collectées et traitées ne contiennent aucune Donnée Sensible.

4.2 Les informations de paiement et les coordonnées bancaires du Client

PromTime ne traite aucune information de paiement ni coordonnée bancaire du Client.

5. Quelles sont les finalités de Traitement et les bases juridiques ?

PromTime collecte et traite des Données Personnelles uniquement si l’une des conditions suivantes est remplie :

– PromTime a recueilli votre consentement préalable ;

– Le Traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles ;

– Le Traitement est nécessaire au respect des obligations légales ou règlementaires de PromTime ; ou

– Le Traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par PromTime et n’affectent pas indument vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux.

5.1 Sur le fondement d’un contrat ou de mesures précontractuelles :

Sur le fondement d’un contrat ou de mesures précontractuelles, PromTime effectue les opérations de Traitement suivantes :

– La gestion des commandes et des livraisons ;

– La gestion des incidents et des réclamations ;

– La facturation ;

– Le suivi de la relation avec les Clients.

5.2 Sur le fondement de l’intérêt légitime de PromTime :

Sur le fondement de l’intérêt légitime, PromTime effectue les opérations de Traitement suivantes :

– La préparation, l’exercice et le suivi des recours et contentieux ;

– L’exécution de la décision rendue.

5.3 Sur le fondement du consentement des Prospects/Clients :

Sur le fondement du consentement des Clients, PromTime effectue les opérations de Traitements suivantes :

– L’envoi de newsletters aux Clients.

Dans ce cadre, vous pouvez retirer, à tout moment, votre consentement, sans que ce retrait puisse porter atteinte à la licéité des Traitements réalisés par PromTime avant ledit retrait.

5.4 Sur le fondement du respect des obligations légales et règlementaires

PromTime est également susceptible d’utiliser vos Données Personnelles pour répondre aux exigences légales et réglementaires lui incombant, notamment concernant :

– La réponse à des exigences en en matière de sécurité, de lutte contre la fraude ou d’application de la loi ;

– La tenue d’une comptabilité.

6. Quelle est la durée de conservation des Données Personnelles ?

PromTime conserve vos Données Personnelles pour le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies, sous réserve des possibilités légales d’archivage, d’obligations de conservation de certaines Données Personnelles et/ou d’anonymisation.

6.1 Données Personnelles relatives à la gestion du compte client et à la commande d’un Produit

PromTime conserve vos Données Personnelles pour le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies, sous réserve des possibilités légales d’archivage, d’obligations de conservation de certaines Données Personnelles et/ou d’anonymisation.

Les Données Personnelles des Clients relatives à la commande et à la livraison d’un Produit sont conservées pour une durée de trois (3) ans à compter de la commande dudit Produit.

A l’issue de ce délai de trois (3) ans, les Données Personnelles relatives à la gestion d’un compte client et à la commande d’un Produit font l’objet d’un Archivage Intermédiaire pour les durées de prescription légale ou réglementaire.

A l’issue de la durée de prescription légale ou règlementaire, PromTime s’engage à effacer les Données Personnelles de ses bases ou à les anonymiser.

Par ailleurs, les Données Personnelles recueillies par l’intermédiaire de Cookies ne sont conservées que pour une durée de treize (13) mois à compter de la collecte de ces Données Personnelles.

7. Quels sont les destinataires de vos Données Personnelles ?

PromTime ne transmet jamais vos Données Personnelles à des tiers susceptibles de les utiliser à leurs propres fins et notamment à des fins commerciales et/ou de publicité directe.

7.1 Données Personnelles du Client

PromTime peut être amenée à partager vos Données Personnelles, seulement dans la mesure nécessaire, avec :

– Ses collaborateurs habilités à traiter vos Données Personnelles ;

– Ses fournisseurs, Prestataires et sous-traitants, pour l’exécution des tâches se rapportant aux finalités décrites précédemment ;

– Les autorités publiques : PromTime peut être contrainte de communiquer vos Données Personnelles en réponse à une demande spécifique formulée par une autorité administrative ou judiciaire compétente, ainsi que plus généralement dans toutes les situations où la loi, la règlementation ou une décision administrative ou judiciaire l’impose.

En outre, en cas de réorganisation, de fusion, de vente, de coentreprise ou d’autre transfert ou cession de tout ou partie de notre activité, il se peut que PromTime communique ou transfère vos Données Personnelles au repreneur.

8. Comment est assuré le stockage de vos Données Personnelles ?

Vos Données Personnelles sont stockées soit dans les bases de Données de PromTime soit dans celles des fournisseurs, Prestataires, sous-traitants.

9. Comment est assurée la sécurité des Données Personnelles ?

PromTime s’engage, dans le cadre de ses activités et conformément à la Réglementation à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles.

PromTime prend les précautions nécessaires compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en oeuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du Traitement ainsi que de la probabilité de chaque risque afin de préserver la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles que vous lui communiquez et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers (sauf accord de votre part).

Par conséquent, PromTime met en oeuvre toutes les mesures techniques, d’ordre logique, physique et organisationnel permettant de garantir un niveau de sécurité adapté au risque et de prévenir toute perte, altération, divulgation de Données Personnelles ou accès à des tiers non autorisés.

Toutefois, compte tenu des caractéristiques intrinsèques de l’Internet, toute transmission d’informations par Internet n’est pas totalement sécurisée. Les Données Personnelles transmises à PromTime font l’objet de mesures qui ne peuvent prémunir de tous les risques de détournement et/ou piratage. La transmission de vos Données Personnelles intervient donc à vos risques et périls.

En cas de violation de Données Personnelles et conformément à la Réglementation, PromTime s’engage à les notifier à la CNIL.

10. Comment est assurée la protection des Données Personnelles sur les Réseaux Sociaux ?

PromTime est présent sur les Réseaux Sociaux, et notamment sur LinkedIn.

PromTime tient à vous rappeler que des Traitements sont mis en oeuvre par le Réseau Social lorsque vous accédez ou utilisez ce Réseau Social, ce qui nécessite que vous consultiez et acceptiez la politique de confidentialité de chacun des Réseaux Sociaux que vous utilisez.

En fonction du Réseau Social utilisé, vous pourrez ainsi avoir accès à de nombreuses fonctionnalités telles que suivre l’actualité de PromTime, commenter ou partager du contenu publié par PromTime sur votre page personnelle au sein du Réseau Social, etc.

A ces fins, PromTime traitera certaines de vos Données Personnelles, et notamment vos noms, prénom et toutes informations rendues publiques sur votre page personnelle.

11. Comment est assurée la protection de confidentialité des enfants ?

Les Produits de PromTime ne sont pas destinés aux enfants et ne ciblent pas les enfants de moins de quinze (15) ans. Si vous avez moins de quinze (15) ans, il vous est interdit de commander des Produits et d’envoyer à PromTime des informations vous concernant.

12. PromTime utilise-t-elle des cookies ?

Des cookies (« Cookies »), à savoir des petits fichiers informatiques stockés sur le disque dur de votre Terminal qui enregistrent certaines informations dans le but de faciliter votre expérience de navigation, sont déposés sur votre Terminal lors de votre navigation sur le Site.

PromTime utilise les Cookies suivants :

 Des cookies fonctionnels : Ces cookies sont requis pour les fonctionnalités basiques du site et sont par conséquent toujours actifs. Cela comprend les cookies qui vous permettent d’être reconnus lorsque vous visitez notre Site au cours d’une même session ou, si vous le souhaitez, d’une session à l’autre. Ils permettent d’établir votre panier d’achat et la procédure de paiement mais également d’assurer la sécurité des échanges et le respect de la réglementation.

 Des cookies de performance : Ces cookies nous permettent d’améliorer les fonctionnalités de notre Site en suivant leur usage. Dans certains cas, ces cookies permettent d’améliorer la rapidité avec laquelle nous traitons votre demande, et de retenir les préférences que vous avez sélectionnées. Refuser ces cookies peut entraîner des recommandations moins pertinentes et un ralentissement de la performance du site.

 Des cookies de Réseaux sociaux et Publicité : Les cookies de réseaux sociaux offrent la possibilité de vous connecter à vos réseaux sociaux et de partager des contenus depuis notre Site sur les réseaux sociaux. Les cookies de publicité (de tiers) collectent des informations pour permettre de mieux adapter les publicités à vos centres d’intérêts, à la fois sur notre Site et en dehors. Dans certains cas, ces cookies nécessitent un traitement de données personnelles. Refuser ces cookies peut entraîner l’affichage de publicités qui ne sont pas adaptées ou empêcher la connexion effective à Facebook, Twitter, ou d’autres réseaux sociaux et/ou empêcher la possibilité pour vous de partager le contenu sur les réseaux sociaux.

13. Comment pouvez-vous gérer/supprimer ces cookies ?

Tout paramétrage que vous pouvez entreprendre sera susceptible de modifier votre navigation sur internet et vos conditions d’accès à certains services nécessitant l’utilisation de Cookies.

Vous ne vous exposez à aucun risque en acceptant le recours à ce système. Les Cookies n’endommagent pas votre Terminal.

L’enregistrement d’un Cookie dans un Terminal est essentiellement subordonné à votre consentement. Vous pouvez exprimer et modifier à tout moment et gratuitement vos choix dans le logiciel de navigation de votre Terminal.

Si vous avez accepté dans votre logiciel de navigation l’enregistrement de Cookies, les Cookies intégrés dans les pages et contenus que vous avez consultés pourront être stockés temporairement – sans pouvoir dépasser treize (13) mois – dans un espace dédié de votre Terminal. Ils y seront lisibles uniquement par leur émetteur.

Si vous ne voulez pas que des Cookies soit placés sur votre Terminal, vous pouvez facilement les limiter ou les supprimer en paramétrant votre navigateur ou appareil mobile. Toutefois, vous ne pourrez plus bénéficier d’un certain nombre de fonctionnalités qui sont néanmoins nécessaires pour naviguer dans certains espaces de notre Site.

Le cas échéant, nous déclinons toute responsabilité pour les conséquences liées au fonctionnement dégradé de nos Services résultant de l’impossibilité pour nous d’enregistrer ou de consulter les Cookies nécessaires à leur fonctionnement et que vous auriez refusés ou supprimés.

14. PromTime opère-t-elle un transfert des Données Personnelles en dehors de l’Union européenne ?

Dans le cadre des finalités susmentionnées, les Données Personnelles peuvent faire l’objet d’un transfert vers un pays situé au sein de l’Union européenne. En revanche aucun transfert de données dans un pays n’ayant pas fait l’objet d’une décision d’adéquation par la Commission européenne, n’est réalisée par PromTime.

15. Quels sont vos Droits ?

PromTime vous informe que vous bénéficiez, dans les termes et conditions prévus à la Réglementation :

– D’un droit d’information : Vous avez le droit de recevoir des informations claires, transparentes et facilement compréhensible sur la façon dont nous utilisons vos informations et vos droits.

– D’un droit d’accès : vous avez accès aux Données Personnelles vous concernant que PromTime détient et traite.

– D’un droit de rectification : vous avez le droit de demander à PromTime de rectifier les informations vous concernant en cas d’erreurs ou inexactitudes.

– D’un droit d’opposition : lorsque le Traitement est fondé sur les intérêts légitimes de PromTime, vous avez le droit de vous opposer, pour des motifs légitimes, à un Traitement de Données Personnelles. Veuillez noter que ce droit d’opposition ne s’applique pas si nos intérêts légitimes à poursuivre le Traitement prévalent sur les vôtres.

– D’un droit à la limitation du traitement : droit de demander à PromTime à ce que certaines de vos Données Personnelles ne soient pas conservées lors de traitements futurs lorsque :

o Vous contestez l’exactitude de vos Données Personnelles ;

o Vous considérez et pouvez établir que le Traitement des Données Personnelles est illicite et vous vous opposez à l’effacement des Données Personnelles et exigez à la place la limitation du Traitement ;

o PromTime n’a plus besoin de vos Données Personnelles mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice ;

o Vous vous opposez au Traitement qui serait fondé sur l’intérêt légitime de PromTime, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par PromTime prévalent sur ceux de la personne concernée.

– D’un droit à l’effacement : sous réserve des exceptions prévues par la Réglementation, droit d’obtenir de PromTime l’effacement de vos Données Personnelles, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

o Vos Données Personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées ;

o Vous souhaitez retirer votre consentement sur lequel était fondé le Traitement de vos Données Personnelles et il n’existe pas d’autre fondement justifiant ce traitement ;

o Vous vous opposez au Traitement et il n’existe pas de motifs légitime impérieux pour le Traitement ou vous vous opposez à l’envoi de sollicitations commerciales ;

o Vous considérez et pouvez établir que vos Données Personnelles ont fait l’objet d’un Traitement illicite ;

o Vos Données Personnelles doivent être effacées en vertu d’une obligation légale.

– D’un droit à la portabilité de vos données : lorsque le Traitement est fondé sur votre consentement ou un contrat, vous avez le droit de recevoir de PromTime les Données Personnelles vous concernant dans un format structuré, couramment utilisé, et de transmettre ces Données Personnelles à un autre responsable de traitement sans que PromTime n’y fasse obstacle.

Lorsque cela est techniquement possible, vous pouvez demander que ces Données Personnelles soient directement transmises par PromTime à un autre Responsable de traitement.

– D’un droit de retirer son consentement : lorsque le Traitement est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement, à tout moment, sans que PromTime ne puisse s’y opposer.

– D’un droit de décider du sort de vos Données Personnelles après votre mort : Enfin, vous avez le droit d’organiser le sort de vos Données Personnelles post-mortem par l’adoption de directives générales ou particulières. PromTime s’engage à respecter ces directives. En l’absence de directives, PromTime reconnait aux héritiers la possibilité d’exercer certains droits, en particulier le droit d’accès, s’il est nécessaire pour le règlement de la succession du défunt ; et le droit d’opposition pour procéder à la clôture des comptes utilisateurs du défunt et s’opposer au Traitement de leurs données.

Vous pouvez exercer vos droits en adressant à PromTime un courriel à l’adresse suivante : F-PromTime, 154 Ter Avenue Victor Hugo 75116 Paris, accompagné d’une copie de votre pièce d’identité.

Si, malgré les efforts de PromTime pour préserver la confidentialité de vos Données Personnelles, vous vous estimez victime d’une violation de la Réglementation, vous pouvez soumettre une réclamation auprès de l’autorité nationale de protection des données : Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3, place de Fontenoy – TSA 80715 -75334 Paris CEDEX 07 (01 53 73 22 22 – www.cnil.fr). Vous avez également le droit de solliciter réparation auprès des tribunaux compétents si vous considérez que nous n’avons pas respecté vos droits.

16. Comment être informé d’un changement de notre politique de confidentialité ?

PromTime se réserve la possibilité de modifier sa Politique de confidentialité. Toute modification de la Politique de Confidentialité sera publiée sur le Site. Nous vous invitons à consulter régulièrement la Politique de Confidentialité. Toute commande postérieurement à la date de modification présume votre acceptation sans réserve de la nouvelle Politique de confidentialité ainsi modifiée.